IST-Situation:
Da mittlerweile in nahezu allen “Geschäftsvorfällen“ e-mails eine Rolle spielen, möchten Betriebsprüfer des Finanzamtes (die ein mittelständisches Unternehmen ca. alle 5 Jahre „besuchen“) einzelne oder alle e-mails zu bestimmten Vorgängen anschauen. Die gesamten e-mails müssen „rechtssicher“, d.h. konform § 147 AO (Abgabenordnung), archiviert werden. Hierzu gibt es standardisierte Schnittstellen und Formate, die in den „GdPdU“ (Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff [der Finanzbehörden] und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) festgeschrieben wurden. Das Unternehmen muss hierfür zusätzliche Software, ggf. auch zusätzliche Server- Hardware kaufen, installieren und betreiben.

Anwendungsbeispiel – SOLL-Situation
Bei Verwendung von MOS kann die „rechtssichere Archivierung“ als aufpreispflichtige Option nachbestellt werden. Anstatt der Investition in neue Server-Hardware, neue Softwarelizenzen und dem damit einhergehenden Installationsaufwand hat das Unternehmen bei Einsatz von MOS (Exchange Online) lediglich einen einmaligen Aktivierungs- und Migrationsaufwand. Der Einsatz der MOS-Dienstleistung beinhaltet laufende Softwarewartung im Rechenzentrum ebenso wie Datensicherung, SPAM- und Virenschutz auf hohem Rechenzentrumsniveau sowie auf Wunsch die rechtssichere Archivierung für die Finanz-/Betriebsprüfer.

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